Encontrei uma discurssão bastante interessante sobre "o que fazer com documentos originais que foram digitalizados?"
Uma determinada empresa resolve digitalizar seus documentos. Sabemos que diversas leis determinam a manutenção do documento original, mesmo que seu proprietário possua cópias digitais. Então, para que serve a digitalização? (Rogério questiona)
Para diminuir a quantidade de documentos no acervo existe a microfilmagem, a LEI N° 5.433, DE 8 DE MAIO DE 1968 ampara, assim, permitindo fazer o descarte dos documentos que foram microfilamdos. De fato a microfilmagem não facilita o acesso, mas diminui a documentação "física" da empresa.
Contudo a questão maior na questão entre Digitalização e Microfilmagem é justamente a ausência de um amparo legal. Só que a consulta aos documentos microfilmados demanda uma mão-de-obra maior, enquanto o acesso ao documento digitalizado é dinâmico, e a agilidade na recuperação da informação é importante.
Devido a essas questões, algumas empresas acabam optando pela terceirização da guarda de documentos após ou até mesmo antes da digitalização.
O desenvolvimento de uma TTD é importante, e mais importante ainda é avaliar o perfil profissional de quem vai liderar esse procedimento de implantação e consolidação legal. Requer experiência, conhecimento e capacidade de diálogo interdisciplinar. (Aloisio)
E nesse sentido é válido nos informar sobre a Certificação Digital.
Dica de Leitura!
Os computadores e a Internet são largamente utilizados para o processamento de dados e para a troca de mensagens e documentos entre cidadãos, governo e empresas. No entanto, estas transações eletrônicas necessitam da adoção de mecanismos de segurança capazes de garantir autenticidade, confidencialidade e integridade às informações eletrônicas. A certificação digital é a tecnologia que provê estes mecanismos.
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